Buchhaltung automatisieren mit Lexware Office
Buchhaltung mit Lexware Office automatisieren und optimieren
Lexware Office nimmt dir schon jede Menge Buchhaltungsarbeit ab – Belege erfassen, Rechnungen schreiben, Auswertungen ziehen. Mit SepaHeld holst du die letzte manuelle Lücke aus deiner Buchhaltung heraus: den Zahlungseinzug.
offizieller Lexware Office Partner · GoBD-konform · End-to-End-Automation
Warum sich Buchhaltung automatisieren lohnt
Studien des Bitkom zeigen seit Jahren: kleine Unternehmen, Freelancer und Agenturen verbringen mehrere Stunden pro Woche mit Routinen, die längst automatisierbar sind – Belege ablegen, Rechnungen versenden, Mahnungen schreiben, Kontoauszüge abgleichen. Manuelle Buchhaltung ist nicht nur teuer, sie ist auch fehleranfällig und blockiert die strategische Arbeit am Geschäft.
Mit Lexware Office hast du dich bereits für ein Tool entschieden, das deine Buchhaltung digitalisiert. GoBD-zertifizierte Buchhaltung mit automatischem Zahlungsabgleich und integriertem Online-Banking – das ist die Basis. Was bleibt: der eigentliche Geldfluss. Solange Kund*innen selbst überweisen müssen, hast du weiter Stress mit offenen Posten, Mahnungen und manuellem Abgleich.
SepaHeld schließt diese Lücke. Über die Lexware Office API werden Rechnungsdaten in Echtzeit synchronisiert. Zahlungseingänge erscheinen automatisch im Kontoabgleich von Lexware Office.
Was Lexware Office schon heute automatisiert
Lexware Office ist auf Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen zugeschnitten und liefert eine ganze Reihe von Automatisierungsfunktionen direkt mit:
- GoBD-zertifizierte Cloud-Buchhaltung
- automatischer Zahlungsabgleich mit Online-Banking
- digitale Belegerfassung per App
- Lohn- und Steuermodule integriert
- Apple-Mac- und Windows-tauglich
Diese Bausteine sparen Zeit – verbinden aber zunächst nur die Bereiche Rechnungsstellung und Buchhaltung. Der Schritt dazwischen – nämlich, dass die Rechnung tatsächlich, zuverlässig und pünktlich bezahlt wird – passiert noch immer beim Kunden oder bei der Kundin. Genau dort setzt SepaHeld an.
Die letzte Lücke: automatischer Zahlungseinzug
Mit SepaHeld bekommt deine Lexware Office-Buchhaltung einen automatisierten SEPA-Lastschrift- Layer. Sobald in Lexware Office eine Rechnung mit der hinterlegten Zahlungsbedingung angelegt wird, übernimmt SepaHeld:
- Übergibt die Rechnungsdaten an GoCardless.
- Holt – falls nötig – per E-Mail einmalig ein digitales SEPA-Mandat ein.
- Zieht den Rechnungsbetrag zum Fälligkeitstag automatisch ein.
- Erstellt einen Buchungsvorschlag und meldet den Zahlungseingang an Lexware Office zurück.
- Übernimmt die gesetzliche Vorabankündigung (Pre-Notification) an deine Kund*innen.
Das Ergebnis: kein Hin-und-Herwechseln zwischen Tools, keine manuelle Pflege, keine offenen Posten, die du im Auge behalten musst.
Automatisierte Buchungen
Buchungsvorschläge, die sich von selbst erledigen
SepaHeld erstellt für jeden Zahlungseingang und jede Transaktionsgebühr fertige Buchungsvorschläge und ordnet sie automatisch dem passenden Beleg zu. Mit einem Klick übernommen.
- Zahlungen automatisch dem Beleg zugeordnet
- Transaktionsgebühren sauber verbucht
- Nie wieder Chaos in der Buchführung
Digitale Mandate
Mandate – komplett papierlos
SepaHeld fordert das SEPA-Lastschrift-Mandat automatisch beim Kunden an. Sobald es digital bestätigt ist, werden alle künftigen Rechnungen eingezogen. Kein Papier, keine manuelle Erfassung.
- Automatische Mandatsanfrage per E-Mail
- Anpassbare E-Mail-Vorlagen für deine Marke
- Bestehende Mandate werden automatisch zugeordnet
Wie viel Zeit sparst du wirklich?
Eine konservative Rechnung: pro Rechnung sparst du ungefähr 5 Minuten an manuellem Aufwand – Mahnung schreiben, Kontoauszug prüfen, Zahlung in Lexware Office zuordnen. Bei 50 Rechnungen pro Monat sind das schon über 4 Stunden, die du anders nutzen kannst. Bei 200 Rechnungen wird daraus eine ganze Arbeitswoche pro Monat.
Hinzu kommt der versteckte Hebel: Rechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden, sind im Schnitt 7 bis 14 Tage früher bezahlt als Rechnungen mit Überweisung. Das ist Liquidität, die du sonst über Wochen finanzierst – ein eigenes Thema, dem wir eine eigene Seite gewidmet haben.
So implementierst du die End-to-End-Automation
- Status quo dokumentieren. Halte fest, wie viele Rechnungen du im Monat schreibst, wie viele davon verspätet bezahlt werden und wie viel Aufwand Mahnwesen erzeugt.
- SepaHeld testen. Kostenlose Registrierung, Lexware Office per OAuth verbinden, GoCardless verknüpfen, Zahlungsbedingung wählen.
- Pilotgruppe wählen. Starte mit 5 bis 10 Stammkund*innen, hole digitale Mandate ein und beobachte einen Monat lang.
- Skalieren. Sobald der Workflow läuft, rolle die Zahlungsbedingung Lastschrift für alle Kund*innen aus, die dafür in Frage kommen.
- Optimieren. Nutze die Auswertungen in Lexware Office und SepaHeld, um DSO, Mahnaufwand und Stornoquoten zu beobachten.
Über 1.000+ Unternehmen ziehen mit SepaHeld bereits Lastschriften automatisch ein.
Vom Solo-Selbstständigen bis zum Weltmarktführer – SepaHeld verbindet Buchhaltung, ERP und Bank in einem automatisierten Flow.
Jetzt 7 Tage kostenlos testen
Preise
Ein fairer Preis. In 5 Minuten startklar.
Vertragslaufzeit 1 Monat
Kostenlos testen- in 5 min einsatzbereit
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- Einzelrechnungen
- Abschlags- & Schlussrechnungen
- E-Mail Support
- Upload CSV Contact Lists
- vollautomatische Erstellung von Mandaten
- E-Mail Support
- anpassbare E-Mail-Vorlagen für die Mandatsanfrage
- manuelle Rechnungsauswahl möglich
- mehrere Zahlungsbedingungen
Was Lexware Office im Detail automatisiert
Lexware Office automatisiert sehr viele Routinen: Online-Banking-Abgleich mit Buchungsvorschlägen, OCR-Belegerkennung in der mobilen App, wiederkehrende Rechnungen, Mahnstufen, USt-Voranmeldung, EUER und sogar Lohnabrechnung im passenden Modul. Das spart Buchhaltungsstunden.
Der entscheidende blinde Fleck bleibt jedoch: Lexware Office kann keine Lastschriften für dich einziehen. Dafür braucht es einen Zahlungsdienstleister wie GoCardless – und genau hier setzt SepaHeld an.
Was nach der SepaHeld-Integration neu ist
Mit aktivierter SepaHeld-Integration verschwinden gleich mehrere wiederkehrende Aufgaben aus deinem Lexware-Office-Workflow: Mahnungen schreiben (entfällt, weil punktgenau eingezogen wird), Kontoauszüge mit offenen Posten abgleichen (entfällt, weil Lexware den Buchungsvorschlag direkt aus SepaHeld bekommt) und Vorabankündigungen versenden (übernimmt GoCardless rechtssicher).
Du gewinnst dadurch im Schnitt mehrere Stunden Buchhaltungsarbeit pro Monat – ein Hebel, der mit jedem zusätzlichen Lastschriftkunden größer wird.
Beispiel-Workflow: 50 Rechnungen pro Monat
Ein typischer Lexware-Office-Anwender mit 50 Rechnungen pro Monat verbringt aktuell rund 3–4 Stunden pro Monat mit Mahnen, Bankabgleich und Statuspflege. Nach Aktivierung von SepaHeld fällt dieser Block fast vollständig weg: ein paar Minuten für die Bestätigung der Buchungsvorschläge – das war’s.
Das ist nicht nur eine Frage der Zeit: Du machst auch keine Übertragungsfehler mehr, hast keine offenen Posten, die in der USt-Voranmeldung Probleme machen, und du musst dich nicht mehr daran erinnern, eine Mahnung zu schicken.
FAQ
Frequently Asked Questions
support@sepaheld.de
Wir helfen dir gerne.
Ja, du kannst SepaHeld für 3 Tage kostenlos testen.
GoCardless bietet zu Zeit nur Basis-Lastschriften an, da die Implementierung von Firmen-Lastschriften aufgrund der unterschiedlichen Bestimmungen der einzelnen EU-Mitgliedsstaaten sehr unterschiedlich sein kann.
SepaHeld überträgt Rechnungen für Sie von Ihrem ERP-System (z.b. Lexware Office, sevdesk, xentral, MOCO oder Papierkram) an GoCardless. Daher benötigen Sie einen SepaHeld Account, einen GoCardless Account und einen Account bei Ihrem ERP-System.
Sie verbinden Ihr SepaHeld Konto ganz leicht mit Ihrem GoCardless Account.
Klicken Sie dazu einfach in Ihrem Dashboard auf den Reiter „GoCardless“ und danach auf „Verbinden“.Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit dem Support von GoCardless auf:support@gocardless.com
SepaHeld zieht Rechnungen und Serienrechnungen (im Premium-Paket auch Abschlags- und Schlussrechnungen) automatisch ein, insofern die Zahlungsbedingung der Rechnung einer der in SepaHeld ausgewählten Zahlungsbedingung entspricht.
Alle anderen Rechnungen werden nicht automatisch eingezogen (es wird ebenfalls nicht automatisch ein Mandat angefragt).
Als Premium-Kunde haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, manuell Rechnungen zum Einzug auszuwählen, unabhängig von der Zahlungsbedingung.
Serienrechnungen werden automatisiert vom SepaHeld bei der nächsten Ausführung erkannt. Insofern die Zahlungsbedingung auf der Serienrechnung mit der im SepaHeld hinterlegten Zahlungsbedingung übereinstimmt, überträgt SepaHeld die Rechnung automatisiert und zieht diese ein.
Gegebenenfalls müssen Sie die Zahlungsbedingung anpassen.
SepaHeld versendet nur für den folgenden Fall eine Sepa-Mandat-Anforderung an Ihre Kunden:
- Es wurde eine Rechnung ausgelöst mit der im SepaHeld hinterlegten Zahlungsbedingung und es besteht noch kein Mandat in GoCardless für dieses Unternehmen oder Einzelperson
SepaHeld versendet nicht an alle Kunden eine Sepa-Mandat-Anforderung – sondern nur wo notwendig.
Sollten Sie bereits bestehende Sepa-Mandate in GoCardless für den Unternehmenskunden haben, ordnet SepaHeld dieses Mandat automatisiert zu.
Für Privatpersonen und Verbraucher beachten Sie bitte den FAQ-Artikel:
Folgende Rechnungstypen werden von SepaHeld übertragen bzw. berücksichtigt:
- Einzelrechnungen / Rechnungen (Invoice)
- Serienrechnungen (Serial Invoice)
- mit SepaHeld Premium: Abschlagsrechnungen (Downpayment Invoice)
- mit SepaHeld Premium: Schlussrechnungen (Closing Invoice)
Nicht verarbeitet / berücksichtigt werden:
- Eingangsrechnungen (Purchase Invoice)
- Eingehende Gutschriften (Purchase Credite Note)
- Angebote (Quotations)
- Lieferscheine (Delivery Notes)
- Einnahme-Belege (SalesInvoice)
- Einnahme-Minderungs-Belege (Sales Credite Notes)
- Auftragsbestätigungen (Order Confirmations)
Der von Ihnen einziehbare Betrag wird von GoCardless begrenzt.
Den maximalen Rechnungsbetrag jeder verfügbaren Währung finden Sie auf der GoCardless Website.
In der EUROZONE ist das Limit z.B. 5.000 Euro pro Transaktion. GoCardless kann unter Umständen das Limit erhöhen.
Hierzu wenden Sie sich bitte an den GoCardless Support.
Sollten Sie Serienrechnungen in angelegt haben und parallel hierfür einen Dauerauftrag/Subscription in GoCardless, würde es durch die Übertragung der Serienrechnung von SepaHeld an GoCardless zu Doppelabbuchungen bei Ihrem Kunden kommen. Daher löschen Sie bitte die Daueraufträge/Subscriptions in GoCardless.
Wenn Sie einen Dauerauftrag/Subscription in GoCardless absagen, in dem ein Kunde hinterlegt ist, wird nur der Plan gelöscht. Das Mandat des Kunden bleibt bestehen.
Als SepaHeld-Premiumkunde können Sie Ihre Zahlung vor dem Fälligkeitsdatum einziehen lassen. Dazu gehen Sie auf “Einstellungen” und geben ein wieviele Tage die Zahlung früher eingezogen werden soll.
Zum Beispiel: Ist die Rechnung am 15.12. fällig und soll 5 Tage vorher eingezogen werden, dann setzen Sie den Zeitraum auf 5 Tage. Der Einzug bei GoCardless beginnt dann am 10.12.
Die Mail mit der Aufforderung das Mandat zu bestätigen wird von SepaHeld an alle in Ihrem ERP-System hinterlegten Mailadressen geschickt. In den meisten ERP-Systemen haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Ansprechpartner einem Kontakt hinzuzufügen.
Während Ihr Kunde das Mandat bestätigt muss er eine Mailadresse bei GoCardless hinterlegen. Nachdem das Mandat bestätigt wurde ist diese Mailadresse die einzige die von SepaHeld angeschrieben wird um über Zahlungsvorgänge zu informieren.
Es werden also nicht alle in Ihrem ERP-System hinterlegten Mailadressen angeschrieben.
Folgende E-Mails werden versendet:
- Eine E-Mail wird an Sie versendet, wenn ein neues Mandat angefordert wurde.
- Eine E-Mail wird an Ihren Kunden versendet, wenn ein neues Mandat angefordert wurde.
- Zwei Tage nachdem das Mandat angefordert wurde, insofern noch keine Bestätigung erfolgte, erhalten Sie eine weiter E-Mail, dass das Mandat noch ausstehend ist.
Sobald Sie SepaHeld mit Ihrem ERP-System und GoCardless verbunden haben können Sie alle zukünftigen Rechnungen, die mit Ihrem ERP-System erstellt werden, ganz einfach in Ihrem SepaHeld Dashboard einsehen.
Beachten Sie: Rechnungen vor der Nutzung mit SepaHeld versendet wurden, werden nicht in das Dashboard übertragen!
Wenn Sie Ihren Kunden zu einem spezifischen Fälligkeitsdatum eine Rechnung stellen und senden möchten, wählen Sie das Fälligkeitsdatum in Ihrer Zahlungsbedingung entsprechend. Z.B. 14 Tage netto.
Wenn Sie sich bei SepaHeld registrieren und das Onboarding erfolgreich durchgeführt haben, gelangen Sie zum Dashboard. Nach der Erstregistrierung werden Sie hier noch keinen Bericht oder eine Auflistung zu Ihren Rechnungen finden, da noch keine von Ihnen mit SepaHeld ausgeführt wurde.
Erst sobald Sie eine Rechnung erstellt und gespeichert haben bzw. an den Kunden versendet haben, überträgt SepaHeld dieses Mandat in Ihrem Dashboard, wo Sie es einsehen können.
Leider ist es nicht möglich vergangene Rechnungen, die vor der Benutzung mit SepaHeld getätigt wurden, in das SepaHeld Dashboard zu übertragen.
